Die Einführung hybrider Versammlungen für alle Gliederungen ist begrüßenswert. Es eröffnet die Chance, Beteiligung für viele zu erleichtern: für Mitglieder im ländlichen Raum, für Menschen mit Sorgeverpflichtungen, mit Behinderung oder im Schichtdienst. Diese Chance wird jedoch nur dann nützlich, wenn hybride Versammlungen auch tatsächlich gut funktionieren.
Eine hybride Versammlung zu organisieren ist deutlich anspruchsvoller als eine reine Präsenz- oder reine Online-Versammlung. Sie erfordert eine Ton- und Bildtechnik, die nicht nur Übertragung ermöglicht, sondern auch Wortbeiträge aus dem digitalen Raum im Saal verständlich macht. Bei Versammlungen mit mehr als 10 Leuten ist dafür ein Konferenzsystem wie die Eule nicht mehr ausreichend. Es braucht ein Technikteam, das bei Störungen helfen kann, und gegebenfalls auch eine Person, die den Chat der Videokonferenz verfolgt, damit digital Teilnehmende ihr Rederecht tatsächlich wahrnehmen können. Bei Wahlen und Abstimmungen kommen zusätzliche Besonderheiten hinzu.
Viele Gliederungen, insbesondere kleine Kreisverbände oder Gremien, verfügen weder über die technischen noch über die personellen Ressourcen, um diese Anforderungen allein zu erfüllen. Wird eine Verpflichtung zu hybriden Versammlungen eingeführt, ohne dass die nötige Unterstützung gewährleistet ist, entstehen drei Risiken: Erstens wird die Qualität der Versammlungen leiden, weil technische Probleme dominieren können. Zweitens drohen Fehler bei Beschlussfähigkeit und Abstimmungen, die Beschlüsse und Wahlen anfechtbar machen können. Drittens werden ehrenamtliche Aktive überfordert, wenn jede Gliederung Technik, Know-how und Verfahren selbst aufbauen muss.
Ein simples Beispiel zur Veranschaulichung der Vorplanung einer hybriden Versammlung: Bei einer Versammlung soll ausschließlich das Präsidium und das Redenpult übertragen werden. Es gibt eine digitale Abstimmung über einen Antrag.
Es braucht nebst einer übertragenden Kamera mindestens ein Mikro, das sowohl mit der Technik im Raum wie auch mit dem übertragenden Gerät verbunden ist. Es ist darauf zu achten, dass ausschließlich aus dem Mikro der Ton übertragen wird und nicht zusätzlich der Ton aus dem Saal. Es ist auch darauf zu achten, dass die Umgebungsgeräusche generell nicht übertragen werden, insbesondere (private) Gespräche, die in der Nähe des übertragenden Gerätes stattfinden. Es ist darauf zu achten, dass keine Rückkopplung durch das Mikro entsteht. Wenn Redebeiträge aus dem digitalen Raum erfolgen, müssen diese in den Raum übertragen werden können, ohne dass der Ton wiederum wieder in den Stream eingespeist wird.
Bei der Abstimmung müssen alle ein digitales Endgerät benutzen. Darüber muss zuvor informiert werden. Es ist zu klären, wie Mitglieder ihre Rechte wahrnehmen können, die kein solches Endgerät besitzen oder mit sich führen. Es ist sicherzustellen, dass am Versammlungsort ein in der Dimension funktionierendes WLAN zur Verfügung steht. Es ist vorab zu klären, über welche Plattform die Abstimmung erfolgt und wie dies funktioniert. Es ist sicher zu stellen, dass nur Abstimmberechtigte abstimmen können, zB durch einen Login. Es sollte ein Plan vorliegen, wie damit umzugehen ist, wenn ein Login nicht funktionioniert oder andere Hindernisse einzelnen Mitgliedern die Abstimmung nicht ermöglichen, die diese Hindernisse nicht selbst zu verantworten haben.
Es ist folgerichtig, diese Aufgaben beim Landesverband zu bündeln, der die Forderung auch aufstellt. Anschaffung und Verleih von Technik, Schulungen und Handreichungen müssen nicht in jeder Gliederung einzeln entwickelt werden. Zugleich stellt eine einheitliche Unterstützung sicher, dass alle Gliederungen unabhängig von ihrer Größe und Finanzkraft gleichwertige Bedingungen haben.